Pourquoi les fichiers Excel ralentissent les institutions
Dans de nombreuses institutions, qu'elles soient gouvernementales, publiques ou non gouvernementales — Excel reste l’outil central de gestion, de reporting, et parfois même de prise de décision.
Accessible, flexible et largement connu, Excel a longtemps été perçu comme la solution idéale. Pourtant, il est aujourd’hui l’un des principaux freins à l’efficacité, à la transparence et à l’impact des organisations.
1. Des données enfermées, difficiles à exploiter
Un tableur, aussi bien structuré soit-il, reste un fichier statique, isolé, souvent perdu dans un répertoire local ou dans un e-mail. Cela crée :
Des silos d’information entre services
Des doublons, des erreurs de saisie et des fichiers obsolètes
Une dépendance aux personnes qui « savent où sont les chiffres »
Résultat : les données existent, mais ne vivent pas. Elles ne sont ni croisées, ni centralisées, ni mises à jour efficacement.
2. Des processus manuels, chronophages et fragiles
Chaque mois, des agents passent des heures à :
Recopier des colonnes à la main
Fusionner plusieurs fichiers entre services
Corriger des formules erronées
Retrouver la bonne version du fichier partagé
Ces tâches répétitives entraînent des erreurs humaines, de la fatigue, une perte de temps considérable, et ralentissent la production de rapports utiles à la prise de décision.
3. Zéro visibilité en temps réel
Avec Excel, il n’y a pas de mises à jour dynamiques ni de tableaux de bord consolidés. Les décideurs reçoivent des rapports :
Trop tard pour être réellement utiles
Basés sur des données figées, souvent périmées
Sans lien avec les données produites en parallèle par d’autres départements
Dans un monde où l’agilité et la réactivité sont essentielles, ce manque de visibilité en temps réel constitue un véritable handicap.
4. Un frein à la transparence et à la redevabilité
Il est difficile, voire impossible, d’auditer efficacement un fichier Excel
L’origine d’un chiffre n’est pas toujours traçable
Il n’y a pas de contrôle de version ou d’historique fiable
Le partage d’information avec les partenaires ou bailleurs devient complexe
Ce manque de traçabilité et de transparence affaiblit la gouvernance interne et la relation avec les parties prenantes externes.
5. Une absence d’automatisation des processus
Excel ne permet pas d’automatiser de façon fiable les tâches critiques telles que :
Le suivi budgétaire en temps réel
La consolidation multisite ou multi-département
La génération périodique de rapports ou d’indicateurs
Chaque processus doit être relancé manuellement, chaque mois ou chaque trimestre. Cela nuit à l'efficacité opérationnelle et bloque toute montée en échelle.
6. Une incapacité à faire face à l’explosion des données
Avec l’accélération des politiques de digitalisation sur le continent, la quantité de données générées par les administrations, les services publics et les ONG va considérablement augmenter : services en ligne, bases de bénéficiaires, registres numériques, capteurs, paiements électroniques...
Cette transition appelle des outils capables de :
Traiter des volumes croissants de données
Croiser les sources de façon automatisée
Identifier des tendances ou des anomalies à grande échelle
Fournir des analyses stratégiques en temps réel
Excel, par nature, n’est ni conçu ni dimensionné pour répondre à ces défis.
Conclusion : Excel n’est pas l’ennemi, mais il ne suffit plus
Les fichiers Excel ont rendu de grands services aux institutions africaines. Mais dans un monde de plus en plus complexe, interconnecté et piloté par la donnée, continuer à s’appuyer exclusivement sur cet outil limite profondément les capacités d’analyse, de gouvernance et d’innovation.
Passer à des systèmes modernes, collaboratifs, sécurisés et évolutifs est indispensable pour faire face à la croissance des données, améliorer la prise de décision et accélérer la transformation des services publics.
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